Minera Los Pelambres realiza el control de las actividades contenidas en la Directriz de Administración de Contratos de Servicios (ADC) mediante matriz RASCI, la que contiene 14 tareas segmentadas según responsables y frecuencia. Estas actividades se operativizan a través de BackOffice y se ejecutan para segmentos críticos y  operacionales.

Actualmente, el control de  las actividades se realiza a  través de correos electrónicos en unidades centralizadas a la ADC, no existe integración con otras fuentes de información disponibles y no es posible contar con un control efectivo del tiempo de ejecución de cada  actividad, como nivel de cobertura de la Superintendencia de Gestión de Servicios de Terceros (GST), del BackOffice, el cumplimiento de las tareas y la calidad de los entregables. En consecuencia, la GST requiere de una  plataforma que de manera centralizada digitalice el control, gestión y reportabilidad de las actividades contenidas en la Matriz RASCI.

Se busca disponer de un sistema centralizado, en formato web, intuitivo e interactivo; que permita a la GST velar por la productividad, calidad y eficiencia de los procesos involucrados en el cumplimiento de las actividades contenidas en la matriz RASCI.

La solución debe contar con las siguientes características:

• Carga de las actividades de la matriz y el pull de profesionales que utilizarán el sistema acorde a un perfil de usuario.
• Genere los requerimientos considerando la línea base de tiempo considerada para cada actividad (Service-Level Agreement SLA) para todos procesos, además del control real de los tiempos de las solicitudes generadas.
• Contar con autentificación de las personas autorizadas a ingresar a la plataforma
• Panel de visualización del administrador de contratos (contratos administrados, nombre del servicio y segmento) y asignaciones (área asignada, actividad, usuario asignado, información requerida y documentación) de manera automática.
• Estado de las solicitudes realizadas, con seguimiento de tiempo de ejecución. (estimado y real)
• Alertas automáticas de vencimiento de actividades periódicas
• Panel de observaciones que explique si el requerimiento es aceptado o rechazado, con opción a que sea una herramienta de comunicación interna entre los involucrados.
• Carga de archivos al sistema, en los formatos establecidos
• Actualización la base de datos de contratos del sistema.
• Reportabilidad que considere el seguimiento y trazabilidad de status (alertas/avisos a responsables), tiempos de ejecución, cuellos de botella, cantidad de actividades asignadas a cada responsable, etc.
• Compatibilidad con otras plataformas o sistemas de información. (ejemplo, SAP, libro de obras etc.)

En el Anexo de esta Ficha Técnica se cuenta con un ejemplo visual del requerimiento.

No existen antecedentes de intentos
previos.

Asegurar la promesa de valor de los
contratos de servicios.

• Medir y mejorar tiempos involucrados en actividades de gestión de contratos.
• Eliminar actividades de registro duplicadas.
• Centralizar y tener trazabilidad de la información de ADC.
• Utilización de información y estadísticas para fortalecer la red de apoyo y el conocimiento de los Administradores de Contrato.

• Nivel de % de Adherencia al actual
  modelo de administración de contratos
  > 85%
• Disminución de plazos de cumplimiento
  de actividades
•  Mejora de la interacción de las áreas
  involucradas

Área de interés:
Gestión Servicios de Terceros,
Administradores de contratos
Gerencia interesada:
Piloto para áreas mina y soporte a la
operación
Procesos involucrados:
Gestión de contratos de servicios